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나만 부족한 업무 시간의 비밀? 전 미국 대통령이 고안했다는 업무 쪼개기의 정체는

조회수 2021. 05. 06. 11:08 수정
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우리는 매일 해야 할 일과 하고 싶은 일 사이에서 갈등하고 치이면서 살아갑니다. 계획대로 하지 못한 일들을 앞에 두고, '시간이 없다'는 이유를 대고 있진 않으신가요?


회사라는 공간에서 직장인들이 시간관리를 자주 실패하는 이유가 있어요. 말 그대로 '시간'을 관리하려 해서인데요. 사실 직장에서 우리의 시간에 가장 많은 부분을 차지하는 것은 바로 '일'입니다. 즉, 업무를 관리해야 시간이 관리된다는 것을 먼저 이해할 필요가 있는 것이죠. 여러 가지 업무가 동시에 쏟아질 땐 일의 우선순위를 먼저 정해야 하는데요. 이럴 때 효과를 볼 수 있는 방법이 있습니다. 전 미국 대통령이 고안해냈다는 업무 쪼개기, 함께 알아볼까요? 


드와이트 아이젠하워는 미국의 34대 대통령이자, 2차 세계대전의 영웅으로 유명한 인물입니다. 연합군 최고 사령관으로 노르망디 상륙작전을 이끈 전설적인 영웅인데요. 노르망디 상륙작전은 역사상 가장 복잡하고 규모가 큰 작전이었다고 해도 과언이 아니죠. 육해공의 복합적인 지원 전략은 물론 지형과 조수, 기후 등의 변수도 만만치 않았어요. 그러나 아이젠하워는 정리 습관과 복잡한 것을 단순화하는 습관을 바탕으로 이 작전을 성사시켰습니다. 

그는 시간 관리에 있어서 우선순위의 결정이 삶의 질과 성공 여부를 좌우한다고 생각했습니다. 중요한 일을 성취하기 위해서는 삶과 일에 가장 큰 가치를 주는 소수의 활동에 전념해야 한다고 본 건데요. 가장 나쁜 시간 사용법은 할 필요가 전혀 없는 일을 매우 빠르고 훌륭하게 해내는 것이죠. 


아이젠하워가 제안한 시간 매트릭스가 있습니다. 우리가 사용하는 시간을 우선순위에 따라 네 가지의 카테고리로 나누어서 설명하는 건데요. 이렇게 중요도와 긴급성을 기준으로 시간 관리를 하고, 일의 우선순위를 배분하면 됩니다.

먼저 중요하고 긴급한 일은 지금 당장 빠르게 처리해야겠죠. 예를 들어 급하게 마감해야 하는 보고서나 중요한 미팅, 갑자기 발생한 문제에 대한 대응이 여기에 해당합니다. 두 번째로 중요하지만 급하지 않은 일은 소홀해지기 쉬워요. 계획을 세워서 미리 시간과 노력을 투자해야, 중요한 순간에 곤란함을 막을 수 있습니다. 저축이나 독서, 외국어 공부, 체력 관리를 말합니다.


중요하지 않지만 긴급한 일은 에너지가 가장 소모되는 일이죠. 불필요한 회의나 자잘하고도 단순한 업무들이 여기에 해당됩니다. 이런 업무들은 대부분 꼭 내가 해야 하는 업무가 아닌 경우가 많아 다른 사람의 도움을 빌리거나, 효율적으로 빠르게 해낼 수 있는 방법을 찾는 게 좋습니다. 그리고 업무 생산성을 위해서는 급하지도 중요하지도 않은 일들은 지양하는 것이 좋아요. 


3-1. 나에게 딱 맞는 시간관리 툴 찾기

우리에게는 당장, 오늘, 지금부터 도움이 되는 무언가가 필요합니다. 실제로 시간과 업무 관리에 좋은 툴이 많은데요. 시간관리 툴을 선택하는 기준은 '언제 어디서든 즉시 사용할 수 있는지'가 되어야 합니다. 본인의 성향과 유형에 맞게 선택해서 사용하는 것이 가장 좋습니다. 거기다 일정관리는 '구글 캘린더', 업무관리는 'Wunderlist', 정보 수집은 '네이버 메모'처럼 나눠도 좋아요. 하지만 툴이 너무 다양하면 오히려 헷갈리는 경우가 발생할 수도 있습니다.

3-2. 방해 없이 일을 처리할 공간 마련하기

일을 잘하는 사람들은 남들과 동일하게 주어진 시간 동안 더 높은 성과와 업무 효율을 보여주죠. 공유 오피스에서는 다양한 공간을 활용할 수 있어 더 높은 업무 생산성을 가능하게 해줍니다. 패스트파이브에서는 집중력을 발휘하기에 좋은 쾌적한 사무실, 분위기를 환기할 수 있는 라운지를 함께 이용할 수 있는데요. 업무에만 신경 쓸 수 있는 환경은 업무를 좀 더 효율적으로 수행하도록 만들어줍니다. 같은 업무 시간이지만 공간을 변화시킴으로써 더 높은 업무 효율을 기대할 수 있는 것이죠. 


고대 로마의 철학자 세네카는 '인간은 항상 시간이 모자란다고 불평하면서 마치 시간이 무한정 있는 것처럼 행동한다'고 했죠. 업무 공간 내에서는 시간 관리가 어렵게 느껴질 수 있습니다. 차츰차츰 시간을 조절하고 손바닥 위에 두는 연습을 시작해보세요. 우리가 자유로움을 느끼는 순간은 자신의 시간을 온전히 스스로 컨트롤할 수 있게 될 때가 아닐까요?

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